Création et gestion de documents réglementaires

Les sociétés ont identifié la nécessité de gérer de manière proactive les contraintes imposées par les organismes de réglementation et/ou les meilleures pratiques dans la conformité du produit. Cette nécessité affecte également la gestion du cycle de vie du produit et la conformité.

D'une manière primordiale, la conformité du produit est une prolongation de la Planification des ressources de la société (ERP) et de la Gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM). Grâce à l'intégration de ces systèmes et en fournissant davantage d’optimisation, de planification et de possibilités d'exécution, la conformité du produit est destinée à devenir le prochain lien dans « l’épine dorsale » de l’entreprise.

Sur le plan stratégique, une société doit prévoir de manière proactive tous les éléments importants de la stratégie d’entreprise à long terme. Ceci inclut traditionnellement la capacité de financement, de fabrication et de logistique, le développement du produit, le marketing et autres. Aujourd'hui, beaucoup d’entreprises luttent pour intégrer la conformité du produit dans leur plan stratégique. Cette intégration est souhaitable pour les raisons suivantes :

• Longtemps considérée par le secteur comme étant uniquement un coût, la conformité est maintenant perçue par les sociétés qui planifient sur le long terme comme un ensemble supplémentaire de contraintes imposées au marché, sans aucune différence par rapport aux contraintes de matériaux, à la capacité de production, à la logistique, ou aux autres contraintes. La société qui gère mieux ces contraintes de conformité aura sans aucun doute un nouvel avantage sur la compétition.
• L’intégration de la gestion des matières dangereuses en tant qu'élément d'un processus global de recherche et développement peut optimiser la demande pour la conformité de produits. Une fois comparée à l’ingénierie traditionnelle « en isolation » du produit et à l'exécution simple de la conformité après-le-fait, cette approche présente un potentiel sensiblement plus grand de valeur économique ajoutée.

Au niveau tactique, des outils appropriés sont nécessaires pour mettre en application et gérer des politiques et procédures dans toute la société.

C'est souhaitable pour les raisons suivantes :

• Les entreprises utilisent typiquement une approche «top-down» pour la politique de conformité et la gestion de procédures. L'émulation de cette approche dans le système de conformité de produits assure la conformité indépendamment des problèmes d'entreprise ou de la complexité réglementaire des marchés servis. Elle assure également l'intégrité des données et du flux de travail au niveau de l'entreprise sans influencer de manière défavorable les activités quotidiennes au niveau opérationnel.
• Au-delà de la conformité, les outils de rédaction et de gestion de documents réglementaires fournissent des vues cohérentes de la société en termes de conformité de produits et de direction. Cela mène à une meilleure analyse et compréhension des problèmes de conformité de produits, ayant pour résultat une amélioration du processus et plus d’efficacité.

Au niveau opérationnel, la fonctionnalité ample et intégrée de conformité de produits est nécessaire pour exécuter des activités d'EHS quotidiennes. Ceci est souhaitable pour les raisons suivantes :

• Pour assurer la conformité, les entreprises doivent partager l'information sur des lignes fonctionnelles et entre les différents sites. La fonctionnalité intégrée de conformité de produits crée une plate-forme commune de données pour partager l'information. L'intégration crée également de nouvelles synergies et simplifie les processus commerciaux.
• Les entreprises doivent gérer constamment les concessions entre les processus commerciaux améliorés et une plus grande complexité des systèmes. L'intégration réduit la complexité globale et diminue le coût total de possession.
• La gestion de « silos » fonctionnels consomme les ressources humaines. L'intégration présente des occasions de consolider les « silos » fonctionnels, et donc de réduire les coûts de formation, d’opération et de maintenance de ces fonctions.